Al administrar un proyecto es fundamental contar con una metodología que permita alinear su ejecución los objetivos y necesidades de la empresa. Una metodología bien elegida proporciona claridad en la planificación, ejecución y control, lo que permite optimizar recursos, minimizar riesgos y garantizar el cumplimiento de los plazos y presupuestos.

En nuestro caso, hemos creado una metodología propia heredada de otras ya disponibles, lo cual nos permite establecer la estructura y objetivos iniciales del proyecto, a la vez que facilita adaptar las actividades de acuerdo a las necesidad inmediatas sin caer en una burocratización de la administración, pero apegándose a los recursos disponibles sin desviarse de objetivos estratégicos del proyecto.

Durante la fase de inicio se definen los fundamentos sobre los cuales se apoyará el desarrollo del proyecto. Es un proceso clave para establecer una base sólida, asegurar el alineamiento entre los interesados y garantizar la viabilidad del proyecto.

Esta etapa es importante para cubrir los siguientes aspectos:

• Alcance del proyecto. Esto es, identifican y documentan los objetivos principales del proyecto, los entregables esperados y los límites del trabajo.
• Partes involucradas (stackholders). Lo que involucra identificar todas los involucrados en el proyecto (clientes, patrocinadores, coordinador, usuarios, equipo del proyecto) y las expectativas a lograr.
• Metas y objetivos. Se establecen los resultados que se esperan alcanzar, utilizando enfoques como los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido).
• Equipo del proyecto. Se designa al gerente del proyecto y los miembros clave del equipo, asegurando que cuenten con las habilidades necesarias.
• Viabilidad y riesgos. Se realiza un análisis preliminar de los recursos disponibles, restricciones y riesgos asociados al proyecto.
• Metodología y herramientas. Se selecciona la metodología de gestión de proyectos y las herramientas que se utilizarán para planificar, monitorear y ejecutar.
• Criterios de éxito. Se determinan los indicadores clave de desempeño (KPIs) que permitirán evaluar si el proyecto cumple los objetivos deseados.
• Documento de apertura. Documento formal que autoriza el inicio del proyecto y define su propósito, objetivos, presupuesto preliminar, cronograma general, y las autoridades y responsabilidades del líder del proyecto.

Durante el desarrollo de un proyecto, es fundamental supervisar varios elementos clave para garantizar que el trabajo se mantenga en el camino correcto.

Entre los elementos a supervisar se encuentran:

• Cumplimiento de tiempos. Verificar que las actividades se completen según lo programado.
• Adaptación contínua a cambios. Asegurar que cualquier cambio en el alcance se analice, apruebe y documente formalmente para evitar el crecimiento descontrolado del proyecto (scope creep).
• Monitoreo del presupuesto. Planear y revisar regularmente el gasto real frente a lo programado para evitar sobrecostos o cargos sorpresa.
• Gestión de riesgos. Analizar los riesgos posibles y en caso de que estos se presenten, conocer y documentar las acciones a tomar.
• Control de calidad. Supervisar los procesos del proyecto a fin de que los entregables cumplan los estándares acordados, de acuerdo a las prácticas y políticas definidas.
• Gestión del equipo de trabajo. Esto involucra no solo evaluar la productividad de los miembros y su desempeño, sino también la capacitación en sus labores o la resolución de conflictos interpersonales en caso necesario.
• Seguimiento a comunicaciones. Un aspecto importante es supervisar la comunicación entre los miembros, a fin de que reportes sean claros y por medios acordados.
• Relación con stakeholders. Obtener retroalimentación de los involucrados así como mantenerlos al tanto de avances, permite identificar posibles puntos de atención, mejora o riesgos potenciales.
• Gestión de recursos. Monitorear la asignación de insumos, equipos y tecnología estén disponibles y en óptimas condiciones.

El cierre de un proyecto es la etapa final del ciclo de vida de un proyecto, donde se completan todas las actividades necesarias para finalizar formalmente el trabajo. Este proceso asegura que los objetivos establecidos al inicio se hayan cumplido, se documente el aprendizaje obtenido y se realicen las entregas oficiales. Es fundamental para consolidar los resultados del proyecto y liberar los recursos usados.

Igualmente, permite generar un legado de conocimiento para la organización, mejorando las prácticas de gestión y refuerza la relación con los interesados.
Este paso formaliza el final del proyecto, permitiendo a la organización enfocarse en nuevas iniciativas.

Esta etapa involucra:

• Recepción de entregables. Se entrega el producto, servicio o resultado completo y acordado, asegurando que cumple con los requisitos solicitados.
• Verificación de cumplimiento. Se realiza una revisión final para verificar que el proyecto ha cumplido con el alcance, los objetivos, la calidad y los estándares establecidos.
• Cierre de contratos. Se cierran formalmente los contratos con proveedores, socios u otros terceros involucrados, asegurándose de que todas las obligaciones hayan sido cumplidas.
• Liberación de recursos. Se desvinculan del proyecto los equipos humanos, materiales y tecnológicos, reasignándolos a otras áreas o proyectos si es necesario.
• Documentación del proyecto. Se consolidan todos los documentos relevantes, como planes, informes de progreso, lecciones aprendidas, cambios aprobados y evaluaciones de desempeño; mismos que serán utilizados como referencia para futuros proyectos.
• Evaluación del desempeño. Se analiza el desempeño en relación al cronograma, costos, calidad y satisfacción de los interesados; elementos que a su vez servirán para fortalecer la gestión de nuevos proyectos.
• Lecciones aprendidas. Se realizan reuniones retrospectivas con el equipo y los interesados para discutir qué funcionó bien y que no, y cómo se podría mejorar.
• Archivo de información. Se organiza y almacena toda la información del proyecto en un repositorio accesible, cumpliendo con las políticas de retención de datos de la organización.
• Cierre administrativo. Se completan las formalidades internas, como aprobaciones finales, informes financieros y auditorías.